La crise sanitaire a nécessité de nombreuses adaptations et changements de la part des entreprises et des salariés. Elle s’est ajoutée à un contexte complexe (impacts de la mondialisation sur les ressources, développement durable…). Les dirigeants doivent définir l’avenir de leur organisation avec un niveau d’incertitude de plus en plus élevé. Les repères changent brutalement et rapidement pour tous, entraînent des risques importants. Les salariés français ne vont pas bien. Un sondage Opinionway d’avril 2020 centré sur la santé psychologique montre que 45% des salariés souffrent de détresse psychologique et 20% à un niveau élevé.
Un projet de transformation réussi
Dans ce contexte, une démarche structurée de conduite du changement semble nécessaire pour accompagner et installer des changements durables. Prenons un cas client qui a particulièrement réussi en ce sens. Ce spécialiste du contrôle qualité à l’échelle internationale, implanté dans 25 pays pour 5000 collaborateurs, a connu une importante croissance. Un accompagnement spécifique était requis afin de déployer un système d’information pour les ressources humaines.
L’enjeu de cette transformation se basait sur la gestion des talents, la formation et les entretiens individuels et a été l’occasion de faire un grand pas vers la digitalisation de l’environnement de travail des collaborateurs de l’entreprise. Ainsi, au-delà du simple déploiement d’un tout nouveau système informatique, l’entreprise a pu profiter d’une vraie dynamique qui s’est ressentie à l’échelle du management des talents. C’est un vrai plus pour la marque employeur mais aussi une montée en compétences sur l’accompagnement du changement.
La conduite du changement devient un levier important
Trop souvent la dimension humaine des changements est sous-estimée laissant les personnes face à des difficultés d’adaptation qui leur semble insurmontables. Et, très souvent, le management est démuni face à ces nouveaux enjeux qui peuvent les dépasser. Leur activité propre leur laisse par ailleurs peu de temps pour les prendre en compte et les traiter. Pourtant une meilleure compréhension du contexte, une analyse précise des risques de leur entreprise face aux changements permet de poser des actions concrètes et de sécuriser les salariés.
A l’instar de l’exemple ci-dessus l’analyse participe à l’efficience des plans de transformations. Elle intègre deux dimensions : celle liée aux caractéristiques du projet de transformation et celle liée aux caractéristiques de l’organisation. Quelques exemples de questions pour l’illustrer :
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Le changement impacte-t-il tout ou partie de l’organisation ?
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Le changement est-il le même pour toutes les populations impactées
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Quels sont les impacts précis par population impactée ?
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L’historique de changements dans l’entreprise est-il un accélérateur ou un frein à un nouveau changement ?
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Les dirigeants sont-ils des sponsors efficaces durant les changements ?
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Le risque de ce changement au regard de l’analyse est-il faible, moyen ou élevé ?
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Les ressources sont-elles suffisantes et les compétences au niveau pour accompagner le changement ?
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Un plan de transformation plus structuré et précis
Peu pris en compte dans les projets, ce diagnostic apporte un véritable éclairage sur les actions à poser auprès des collaborateurs, en matière d’information et de communication ciblées, mais également en matière de gestion des talents par la formation, le développement des compétences en interne et le recrutement de ressources complémentaires.
L’écoute du terrain avec des modes de travail responsabilisants donne également des indicateurs précis à la direction de l’entreprise pour enrichir son plan de transformation et permet aux collaborateurs de se sentir pris en compte dans les propositions de déploiement par les dirigeants.
Parmi les critères de succès nous pouvons citer particulièrement :
Evaluer la capacité d’intégration des équipes. Les objectifs doivent être alignés sur les moyens disponibles, en prenant en compte idéalement leur santé émotionnelle,
Favoriser les équipes pluridisciplinaires pour résoudre les difficultés qui apparaissent durant le projet. La prise en compte des différentes parties prenantes garantit une solution systémique,
Adopter autant que possible une approche « test and learn ». Une expérimentation permet de confirmer à la fois la pertinence de la solution, sa modalité de mise en oeuvre et son retour sur investissement,
Faire participer les équipes à la construction du projet et sa mise en oeuvre : élaboration de certains aspects du changement, identification des conséquences du changement sur la charge de travail et les processus en place, définition des indicateurs, mise à jour des reportings et tableaux de bords. Impliquer et responsabiliser apporte une réalité terrain pour le projet et engage les collaborateurs dès le début du projet,
Construire un réseau d’ambassadeurs du changement pour faciliter la mise en place des nouveaux comportements attendus. La diffusion est plus rapide et plus efficace,
Communiquer clairement et de manière répétée sur le sens donné au projet de changement, en lien avec la stratégie d’entreprise. La répétition est une condition clé à une bonne intégration,
Prendre le temps d’expliquer au management intermédiaire la démarche de changement et le rôle qu’il va avoir à jouer. La bonne volonté est bien souvent là, sous réserve que les membres de ce management intermédiaire se sentent pris en compte réellement,
Intégrer le changement et ses indicateurs de performance dans les objectifs et l’évaluation annuelle. La cohérence est essentielle entre les objectifs individuels et la réalité du quotidien des équipes,
Mesurer et suivre la mise en place du changement afin de pouvoir déterminer les actions correctrices qui permettent d’installer durablement le changement, avec le niveau de performance attendu. Sans mesure et suivi, il y a risque d’installation partielle du changement voire de retour aux anciennes pratiques,
Informer sur les avancées du projet et les premières réussites. Les succès permettent de renforcer le sens du changement et d’inciter à poursuivre les efforts. Le décryptage des embûches permet également de dédramatiser ceux-ci et d’améliorer les processus futurs.
Réussir les projets de transformations requiert de la méthode et des ressources appropriées
Ainsi vous l’aurez compris, une transformation réussie implique à la fois de choisir la bonne méthodologie, de structurer et de s’assurer des bonnes ressources pour mener le volet humain des changements. Des collaborateurs impliqués et soutenus sont en effet indispensables dans la conduite du changement.